Welke AVG-regels gelden er voor video?

In welke gevallen is de AVG-wetgeving van toepassing?

Beeldmateriaal voor niet-commerciële doeleinden
Wanneer je beeld maakt voor niet-commerciële of journalistieke doeleinden mag je mensen gewoon filmen zonder aan iedereen expliciet toestemming te vragen. Denk dan bijvoorbeeld aan mensen op straat. In theorie geldt dit zelfs voor mensen die je vanaf de straat in een privé-ruimte kunt zien, zoals een huiskamer. In de praktijk is dit uiteraard sterk af te raden, want niemand zal dat op prijs stellen. Ook wanneer je mensen op straat filmt, is het netjes om even aan hen te vragen of ze dat goed vinden. Dit voorkomt veel gedoe en is een kleine moeite.Foto: Journalisten hoeven geen AVG-verklaring te vragen.

Beeldmateriaal voor commerciële doeleinden
Wanneer je als bedrijf of organisatie beeldmateriaal maakt voor commerciële doeleinden, zoals een bedrijfsfilm, een productvideo of een wervingsfilm, moet je al snel rekening houden met de AVG. Bij het maken van beeldmateriaal is er sprake van persoonsgegevens wanneer een persoon herkenbaar in beeld is. Dit is dus van toepassing op iedereen van wie het gezicht zodanig in beeld komt, dat je de persoon kunt identificeren. Er is ook sprake van persoonsgegevens wanneer een naam of adres leesbaar in beeld komen. Hier moet je dus op letten als je een computerscherm of een document film. De inhoud daarvan mag niet herleidbaar zijn naar een individu.
Foto: Je hebt een AVG-verklaring nodig van medewerkers die in beeld komen.

Voldoen aan de AVG-wetgeving

De kans is vrij groot dat er mensen in je video te zien zijn, want een verhaal gaat vrijwel altijd over mensen. In een bedrijfsfilm kan dat een echte of fictieve klant zijn, maar ook je collega’s kunnen in beeld komen, bijvoorbeeld wanneer je werkzaamheden filmt. 

Toestemming vragen
Je mag een persoon herkenbaar in beeld brengen wanneer hij of zij jou daar toestemming voor geeft. Dit is eenvoudig te regelen met een toestemmingsverklaring AVG foto en film. Dit is een formulier waarmee de betreffende persoon jou toestemming geeft om beeldmateriaal van hem of haar te maken, het op te slaan en het te publiceren.

Als je alles volgens het boekje regelt, zorg je ervoor dat men ruim van te voren de toestemmingsverklaring heeft ontvangen en deze getekend retourneert voordat de opnames plaatsvinden. Zo overval je mensen niet en kost het je geen tijd op de draaidag. Wanneer dit niet kan of als je niet van te voren weet wie er op beeld komen, kun je ook uitgeprinte toestemmingsverklaringen meenemen en deze ter plekke laten tekenen. Zorg er dan wel voor dat zij zelf ook een fysieke versie van het document hebben. Achteraf om toestemming vragen kan ook, maar dit is wel verre van ideaal. Mensen staan dan  al op beeld en kunnen het gevoel krijgen dat ze geen nee meer kunnen zeggen. Wanneer ze dat dan alsnog doen, mag jij het beeldmateriaal niet gebruiken en kun je het dus opnieuw filmen met iemand anders. 

Kinderen en AVG
Wanneer je beeldmateriaal maakt van minderjarigen gelden dezelfde regels. Het mag dus, mits er toestemming voor gegeven is. Dit regel je echter niet met het kind zelf, maar met de ouders of verzorgers. Bij kinderen raden wij wel af om de toestemming pas ter plekke of achteraf te regelen. Dit vinden de meeste ouders niet prettig. Het filmen van kinderen ligt over het algemeen iets gevoeliger dan bij volwassen. Zorg er dus voor dat alle ouders geinformeerd zijn over de opnames en dat alleen de kinderen op beeld komen waarvoor van te voren toestemming is gegeven.
Foto: Bij opnames van kinderen moeten ouders hiervoor toestemming geven.

Opnames door derden
Ook als je de promotiefilm laat maken door een externe partij, zoals een videoproductiebedrijf, moet jij als opdrachtgever rekening houden met de AVG. Jij blijft namelijk eindverantwoordelijk. Als het videobureau bijvoorbeeld het beeldmateriaal voor jou opslaat, moet deze opslag voldoen aan de AVG-wetgeving. Denk hierbij aan een lokale server of cloud-oplossing. De opslag moet veilig en niet toegankelijk zijn voor derden. Het is verstandig om dit van te voren af te stemmen met het videobureau dat jouw videoproductie maakt.

Playforward ontzorgt opdrachtgevers in het voldoen aan de AVG door het verstrekken van informatie, het aanbieden van de juiste documentatie en voldoet zelf ook volledig aan de AVG-wetgeving.

Praktijkvoorbeeld
Aan de hand van onderstaande promotiefilm krijg je een goede indruk wanneer je wel en wanneer je geen toestemmingsverklaring nodig hebt. De werkwijze om binnen deze situatie aan de AVG te voldoen is als volgt:

• Vraag van te voren aan de aannemer of er gefilmd mag worden en om alle aanwezigen in te lichen.
• Vraag aan de bouwvakkers waarvan je alleen de rug, de voeten of het silhouet ziet wel medewerking, maar geen ondertekende toestemmingsverklaring.
• Vraag aan de bouwvakkers waarvan je het gezicht ziet zowel medewerking als een ondertekende toestemmingsverklaring.
• Vraag aan de spreker voor de camera en de medewerker die de werkzaamheden uitvoert zowel medewerking als een ondertekende toestemmingsverklaring.

Zoals je ziet draagt de medewerker een helm en een gezichtsbedekkend stofmasker, maar desondanks is hij nog steeds te herkennen en daarom is ook voor hem een getekende toestemmingsverklaring AVG nodig.

Waar moet een toestemmingsverklaring aan voldoen?
Het is belangrijk dat jouw toestemmingsverklaring AVG gericht is op het maken van beeldmateriaal, oftewel foto en film. Dit moet dus expliciet vermeld staan in het formulier. Ook moet je ervoor zorgen dat het formulier volledig is, bijvoorbeeld door ieder kanaal apart te vermelden waarop je de videoproductie publiceert. Zo voorkom je onduidelijkheden en gedoe achteraf. Het is ook verstandig om een termijn te vermelden, bijvoorbeeld een einddatum waarna een publicatie wordt verwijderd. Wij raden aan om standaard een termijn van onbepaalde tijd te hanteren als dit mogelijk is. Dit is het makkelijkste voor iedereen.

Opstellen van je toestemmingsverklaring AVG

Op het internet zijn een veelvoud aan AVG-formulieren te vinden die je als template kunt gebruiken. Dit is doorgaans een goed startpunt. Zorg wel dat je het template eenvoudig kunt bewerken, zodat je deze kunt aanpassen of aanvullen. Je toestemmingsverklaring AVG voor foto en film moet in ieder geval de volgende elementen bevatten:

• Naam van de opdrachtgever van het beeldmateriaal.
• Persoonsgegevens van de persoon die in beeld komt.
• Datum waarop de opnames plaatsvinden.
• Beschrijving van het project waarvoor het beeld gemaakt wordt.
• Toestemming voor het maken, bewaren en publiceren van het beeld.
• Toestemming voor niet-commerciële- en commerciële doeleinden.
• Geldigheid van de toestemming voor onbepaalde tijd.
• De kanalen waarop het beeldmateriaal gepubliceerd wordt.
• Plaats en datum van ondertekening.

Playforward versterkt gratis een toestemmingsverklaring AVG foto en film.

Kan iemand de toestemming weer intrekken?

Ja, het is voor iemand ten allen tijde mogelijk om de toestemming weer in te trekken. Als opdrachtgever ben je daarnaast verplicht om dit makkelijk te maken. Je moet dus zorgen dat iemand weet dát en hoe de toestemming kan worden ingetrokken. Wij adviseren om hiervoor een intrekkingsformulier te gebruiken. Dit formulier kan een stuk eenvoudiger zijn dan de toestemmingsverklaring die hierboven uitgelegd staat. Ook moet de persoon de mogelijkheid hebben om het beeldmateriaal definitief te laten verwijderen. Hiertoe ben je wettelijk verplicht. In het intrekkingsformulier moeten de volgende elementen staan:

• Naam van de opdrachtgever waaraan de toestemming is toegekend.
• Persoonsgegevens van de persoon die de toestemming intrekt.
• Omschrijving van het project waarvoor het beeld gemaakt is.
• Toelichting dat toestemming wordt ingetrokken voor het opslaan en publiceren.
• Optie voor de definitieve verwijdering van het beeldmateriaal.
• Plaats en datum van ondertekening.

Playforward versterkt gratis een intrekkingsformulier AVG foto en film. 

Wat betekent het intrekken van toestemming voor jouw film?
Wanneer iemand diens toestemming intrekt, mag de opdrachtgever het beeldmateriaal niet langer publiceren en opslaan. Dit betekent dat alle beelden waarin diegene herkenbaar is uit de film moeten. De oorspronkelijk bedrijfsvideo moet dus zo snel mogelijk volledig offline gehaald worden. Dit geldt voor alle kanelen waarop deze gepubliceerd staat.

In veel gevallen betekent het echter niet dat de film dan direct de prullenbak in kan. Afhankelijk van iemands aandeel in de film gaat het meestal om slechts enkele shots. Wanneer deze uit de film gemonteerd worden, kan je de film weer opnieuw publiceren. Als de betreffende persoon de hoofdrol vertolkt is dit uiteraard een stuk lastiger. In dat geval kan overleg uitkomst bieden, bijvoorbeeld door een vergoeding te betalen voor het gebruik van de beelden.

Hoe nu verder?
In grote lijnen is dit alles wat je moet weten over de AVG met betrekking tot het maken van foto en film. Je bent dus al een heel eind als je een ondertekende toestemmingsverklaring hebt van iedereen die herkenbaar in beeld komt. Informeer ook altijd vooraf bij de partij die het beeldmateriaal maakt of zij op de hoogte zijn van de regels en hoe zij hier invulling aan geven. Dat voorkomt ongemakken achteraf. Meer informatie over de AVG is ook te vinden op de website van de autoriteit persoonsgegevens.